HR เตรียมอะไรบ้าง เมื่อมีพนักงานเกษียณ

การจัดการเรื่องการเกษียณอายุของพนักงานเป็นหนึ่งในหน้าที่ของฝ่าย HR เพื่อให้การเปลี่ยนผ่านเป็นไปอย่างราบรื่นทั้งต่อพนักงานที่เกษียณและองค์กร HR ควรมีแผนการดำเนินงานตามขั้นตอนต่าง ๆ ดังนี้

วางแผนกำลังคนเพื่อทดแทนตำแหน่งที่ว่างลง

เตรียมการสืบทอดงานอย่างมีประสิทธิภาพ

เมื่อพนักงานใกล้ถึงวัยเกษียณ HR ควรวางแผนการสืบทอดตำแหน่ง โดยเริ่มจากการคัดเลือกและฝึกอบรมพนักงานที่มีศักยภาพให้เรียนรู้งานจากผู้ที่กำลังจะเกษียณอย่างใกล้ชิด การถ่ายทอดความรู้แบบตัวต่อตัวช่วยให้งานดำเนินไปอย่างต่อเนื่องและลดความเสี่ยงจากการสูญเสียความรู้ในองค์กร

การวิเคราะห์และปรับโครงสร้างกำลังคน

HR ควรประเมินและวิเคราะห์อัตรากำลังคนเพื่อทดแทนตำแหน่งที่ว่างลง รวมถึงพิจารณาการปรับเปลี่ยนโครงสร้างองค์กรหรือการจ้างงานเพิ่มเติมเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลง

ดำเนินการเรื่องค่าชดเชยและสิทธิประโยชน์ตามกฎหมาย

ค่าชดเชยตาม พ.ร.บ. คุ้มครองแรงงาน มาตรา 118

หากบริษัทมีข้อบังคับเกี่ยวกับการเกษียณอายุชัดเจน HR ต้องดำเนินการตามข้อบังคับนั้น แต่หากไม่มีข้อบังคับ HR ต้องดำเนินการจ่ายค่าชดเชยตามกฎหมาย เพื่อให้พนักงานได้รับสิทธิประโยชน์อย่างเป็นธรรม

ค่าชดเชยพิเศษและเงินสวัสดิการอื่น ๆ

HR ควรตรวจสอบและดำเนินการจ่ายเงินชดเชยพิเศษหรือเงินช่วยเหลืออื่น ๆ ตามข้อบังคับของบริษัท เช่น

• เงินกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
• เงินสวัสดิการอื่น ๆ ตามนโยบายองค์กร

ให้คำแนะนำเกี่ยวกับสิทธิประโยชน์หลังเกษียณ

สิทธิประโยชน์ตามกฎหมายประกันสังคม

HR ต้องให้คำแนะนำแก่พนักงานเกี่ยวกับการขอรับสิทธิประโยชน์กรณีชราภาพ เช่น:

• เงินบำเหน็จชราภาพ
• เงินบำนาญชราภาพ
• แนวทางการลงทุนและการออมหลังเกษียณ

การเตรียมความพร้อมทางการเงินและสุขภาพ

นอกจากสิทธิประโยชน์ทางการเงิน HR ควรจัดอบรมหรือให้คำแนะนำเกี่ยวกับการดูแลสุขภาพและการวางแผนชีวิตหลังเกษียณ เพื่อให้พนักงานมีความพร้อมทั้งด้านการเงินและสุขภาพ

ออกเอกสารและหนังสือรับรองที่จำเป็น

หนังสือรับรองเงินได้และภาษี ณ ที่จ่าย

HR ต้องจัดเตรียมเอกสารสำคัญสำหรับพนักงานที่เกษียณ เช่น หนังสือรับรองเงินได้และภาษี ณ ที่จ่าย เพื่อให้พนักงานสามารถใช้เป็นหลักฐานในการขอรับสิทธิประโยชน์หรือดำเนินการด้านการเงินต่าง ๆ

เอกสารรับรองการทำงาน

การออกหนังสือรับรองการทำงานเป็นอีกหนึ่งเอกสารสำคัญที่ HR ควรเตรียมให้พนักงานเพื่อแสดงประวัติการทำงานและความสำเร็จในช่วงเวลาที่ทำงานกับองค์กร

การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับพนักงานที่เกษียณ

จัดกิจกรรมขอบคุณและอำลาการทำงาน

HR ควรจัดกิจกรรมหรือพิธีขอบคุณเพื่อแสดงความขอบคุณและยกย่องความทุ่มเทของพนักงานที่เกษียณ เช่น งานเลี้ยงอำลา หรือการมอบของที่ระลึก เพื่อสร้างความประทับใจและแสดงความขอบคุณอย่างจริงใจ

สร้างเครือข่ายกับพนักงานเกษียณ

องค์กรสามารถสร้างเครือข่ายกับพนักงานเกษียณ เช่น เชิญร่วมกิจกรรมบริษัท หรือเป็นที่ปรึกษาในโครงการต่าง ๆ เพื่อใช้ประสบการณ์และความรู้ที่มีให้เกิดประโยชน์ต่อองค์กร

ใช้เทคโนโลยีเพื่อการจัดการงาน HR อย่างมีประสิทธิภาพ

การใช้เทคโนโลยีในการจัดการงาน HR ช่วยลดภาระงานและเพิ่มความถูกต้องในการดำเนินงาน เช่น ระบบ Bplus e-HRM ที่รวมฟังก์ชัน โปรแกรมเงินเดือน และ โปรแกรมลาออนไลน์ ไว้ในระบบเดียว ช่วยให้การจัดการเงินเดือนและการอนุมัติคำขอลาเป็นไปอย่างแม่นยำและสะดวก ลดข้อผิดพลาดในการทำงานและเพิ่มความโปร่งใสในกระบวนการ HR

สรุป

การเตรียมความพร้อมและจัดการเรื่องการเกษียณอายุของพนักงานอย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ ไม่เพียงแต่ช่วยให้องค์กรดำเนินงานต่อไปอย่างราบรื่น แต่ยังช่วยสร้างความประทับใจและความสัมพันธ์ที่ดีกับพนักงานที่กำลังเข้าสู่ช่วงเวลาใหม่ของชีวิต การดูแลพนักงานตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงวันเกษียณเป็นหน้าที่สำคัญของ HR ที่ไม่ควรมองข้าม

ที่มา legalclinic