ใช้ Excel อาจไม่พอสำหรับการบริหารงาน HR ในยุคดิจิทัล 

เมื่อพูดถึงโปรแกรมพื้นฐานที่พนักงานออฟฟิศใช้กันอย่างแพร่หลาย หลายคนมักนึกถึง Microsoft Excel เป็นอันดับแรก เนื่องจากเป็นโปรแกรมที่แทบจาก 99.99% ที่ติดมากับคอมพิวเตอร์ ใช้งานได้หลากหลาย อย่างไรก็ตาม หากฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ตั้งใจใช้ Excel เป็นเครื่องมือหลักในการจัดเก็บข้อมูลขององค์กร อาจต้องเจอปัญหาที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานในระยะยาวแน่นอน

ข้อเสียของการใช้ Excel เก็บข้อมูล HR

1. ความปลอดภัยของข้อมูลต่ำ

Microsoft Excel ไม่มีระบบการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวดเมื่อเทียบกับซอฟต์แวร์จัดการข้อมูลเฉพาะทาง เช่น HRIS หรือ Payroll ดังนั้น การเก็บข้อมูลที่มีความสำคัญ เช่น ข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน เงินเดือน และสถิติการทำงานใน Excel อาจเสี่ยงต่อการถูกเข้าถึงหรือแก้ไขโดยไม่ได้รับอนุญาต ยิ่งไปกว่านั้น การส่งไฟล์ผ่านอีเมลหรือการแชร์ไฟล์ระหว่างทีมอาจเพิ่มโอกาสที่ข้อมูลจะรั่วไหลมากขึ้น

2. การจัดการข้อมูลขนาดใหญ่เป็นเรื่องยุ่งยาก

Excel เหมาะสำหรับการจัดการข้อมูลในระดับเบื้องต้น แต่เมื่อปริมาณข้อมูลเพิ่มขึ้น โปรแกรมอาจทำงานช้าลง หรือในบางกรณีอาจค้างจนข้อมูลเสียหายได้ ซึ่งจะทำให้ HR ต้องเสียเวลาในการตรวจสอบและแก้ไขปัญหาเหล่านี้

3. ข้อจำกัดในการใช้งานพร้อมกัน

แม้ว่า Excel จะมีฟีเจอร์การแชร์ไฟล์แบบออนไลน์ แต่การใช้งานพร้อมกันหลายคนมักนำไปสู่ปัญหา เช่น ข้อมูลไม่สอดคล้องกันในหลายเวอร์ชัน หรือเกิดความล่าช้าในการอัปเดตข้อมูล ซึ่งไม่เหมาะกับงานที่ต้องการความคล่องตัวสูงและการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

4. ขาดฟีเจอร์เฉพาะสำหรับ HR

Excel ถูกออกแบบมาให้เป็นโปรแกรมอเนกประสงค์ที่ใช้งานได้ทั่วไปในทุกตำแหน่งงาน แต่มันขาดฟีเจอร์เฉพาะที่จำเป็นสำหรับ HR เช่น การจัดการประวัติพนักงาน การคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ ใบจ่ายเงินเดือน หรือการสร้างรายงานเชิงลึกแบบที่โปรแกรม HR เฉพาะทางสามารถทำได้

5. ค้นหาข้อมูลย้อนหลังยาก

Excel ไม่มีระบบบันทึกประวัติการเปลี่ยนแปลงข้อมูล ทำให้ยากต่อการติดตามเวอร์ชันก่อนหน้า หากมีการแก้ไขไฟล์เดิม ข้อมูลที่ถูกลบทิ้งหรือปรับปรุงไปแล้วอาจสูญหายอย่างถาวร นำไปสู่ความยุ่งยากในการจัดการและค้นหาข้อมูลย้อนหลัง

เครื่องตอกบัตร vs เครื่องสแกนนิ้ว vs App Check In แตกต่างกันอย่างไร อ่านบทความต่อ....คลิก

โซลูชันที่ตอบโจทย์ HR มากกว่า Excel

การเลือกใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะทาง เช่น ระบบจัดการทรัพยากรบุคคล (HRIS) หรือ ระบบบริหารเงินเดือน (Payroll) ที่เรียกกันว่า โปรแกรมเงินเดือน ออนไลน์ สามารถช่วยลดข้อจำกัดและปัญหาของ Excel ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยซอฟต์แวร์ e-HRM เหล่านี้มักมีคุณสมบัติที่โดดเด่น เช่น

• การรักษาความปลอดภัยระดับสูง: ป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต
• Bplus E-HRM สามารถทำงานได้บนเว็บไซต์ มี Dashboard ที่ครบครันในหน้าเดียว
• การจัดการข้อมูลขนาดใหญ่: รองรับการจัดการข้อมูลพนักงานจำนวนมากไว้ในที่เดียว และไม่ซับซ้อน
• ฟีเจอร์เฉพาะทาง การคำนวณเงินเดือน โปรแกรมลาออนไลน์ คำนวณเวลาทำงาน ส่งสลิปเงินเดือนออนไลน์ และการสร้างรายงานวิเคราะห์
• การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์: ช่วยให้ทีม HR ทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น
• ระบบค้นหาข้อมูลย้อนหลัง: เก็บประวัติการเปลี่ยนแปลงข้อมูลอย่างละเอียด
• ทำงานออนไลน์บนเว็บไซต์ เข้าถึงได้จากทุกที่ ทำงานได้สะดวกขึ้น 

สรุป

แม้ว่า Microsoft Excel จะเป็นโปรแกรมที่ใช้งานง่ายและแพร่หลาย แต่สำหรับการจัดการข้อมูล HR ซึ่งต้องการความปลอดภัย ความแม่นยำ และฟีเจอร์เฉพาะทาง การใช้ซอฟต์แวร์ HRIS หรือ Payroll จะตอบโจทย์ได้ดีกว่าและช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการองค์กรในระยะยาว

 

เขียนโดย AI