บริษัทไม่ถึง 50 คน เลือกโปรแกรมเงินเดือนยังไง? เช็กลิสต์ 7 ข้อก่อนตัดสินใจ
รู้ว่าถึงเวลาเปลี่ยนจาก Excel แล้ว แต่ยังไม่รู้จะเลือกตัวไหน ใช้ 7 ข้อนี้เทียบโปรแกรมให้เร็วขึ้น และไม่ต้องย้ายระบบซ้ำภายหลัง
พนักงานไม่ถึง 50 คน ยังปิดเงินเดือนด้วย Excel อยู่ไหม?
ในกลุ่ม HR มีคนขอคำแนะนำเรื่องนี้ทุกสัปดาห์ และคำตอบที่ได้มักเป็นชื่อโปรแกรมหลายตัว โดยไม่มีเกณฑ์ว่าควรเทียบอะไร HR คนเดียวมักดูทั้งสรรหา เอกสารพนักงาน และเงินเดือนในเวลาเดียวกัน การเลือกโปรแกรมผิดตัวจึงแพงกว่าที่เห็น เพราะต้องเสียเวลาตั้งค่าใหม่ ย้ายข้อมูลใหม่ และสอนพนักงานใช้ระบบใหม่อีกรอบ บทความนี้สรุปสัญญาณที่บอกว่าถึงเวลาเปลี่ยน และเช็กลิสต์ 7 ข้อที่ใช้เทียบโปรแกรมได้ทันที
4 สัญญาณที่บอกว่าถึงเวลาเลิกใช้ Excel
ไม่ต้องรอให้มีพนักงานครบจำนวนใดจำนวนหนึ่ง ถ้าเจอสัญญาณเหล่านี้ตั้งแต่สองข้อขึ้นไป แปลว่าเสียเวลากับงานเงินเดือนมากกว่าที่ควรแล้ว
- ปิดงวดช้า ทุกสิ้นเดือนต้องใช้เวลาเป็นวันกว่าจะได้ตัวเลขสุดท้าย
- ต้องนั่งไล่สูตร OT และภาษีเอง สูตรในไฟล์ซับซ้อนจนไม่มีใครกล้าแก้
- สลิปผิดบ่อย ต้องออกใหม่และอธิบายพนักงานซ้ำ
- พนักงานถามเรื่องสลิปซ้ำ ๆ ทั้งขอสลิปย้อนหลังและเช็กยอดที่ถูกหัก
อ่านเพิ่มเติม: Excel ทำเงินเดือน vs โปรแกรมเงินเดือนสำเร็จรูป: อะไรดีกว่าสำหรับธุรกิจคุณ?
เช็กลิสต์ 7 ข้อก่อนเลือกโปรแกรมเงินเดือน
1. คิด OT ประกันสังคม และภาษีอัตโนมัติ
นี่คือเหตุผลหลักที่เปลี่ยนจาก Excel เป็นโปรแกรมเงินเดือน ถ้าโปรแกรมยังให้คีย์ตัวเลขเหล่านี้เองหรือแก้สูตรเองทุกงวด ก็แค่ย้ายปัญหาจากไฟล์หนึ่งไปอีกไฟล์ ควรเช็กว่าตั้งกฎครั้งเดียวแล้วคำนวณให้ทุกงวดได้จริงหรือไม่
อ่านเพิ่มเติม: คิด OT ใน Excel ทีละคน เสี่ยงพลาดตรงไหน และ HR ลดงานซ้ำได้อย่างไร
2. รองรับกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (PVD) และกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง
บริษัท SME จำนวนมากเข้าข่ายกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง (ลูกจ้าง 10 คนขึ้นไปและยังไม่มี PVD) หรืออาจเข้าข่ายในอนาคต จึงควรเลือกโปรแกรมที่รองรับทั้งสองกองทุนตั้งแต่ต้น ไม่ต้องรอซื้อส่วนเสริมหรือย้ายระบบทีหลัง
3. ออกสลิปออนไลน์ให้พนักงานเปิดดูเอง
สลิปออนไลน์ตัดงานที่เสียเวลาที่สุดของ HR ทีมเล็กออกไป คือการส่งสลิปทีละคน และการตอบคำถามว่ายอดนี้มาจากไหน พนักงานเปิดดูเองได้ทุกเมื่อ และ HR ไม่ต้องเป็นคลังเก็บสลิปย้อนหลังอีกต่อไป
อ่านเพิ่มเติม: 5 เหตุผลที่บริษัทควรเปลี่ยนมาใช้สลิปเงินเดือนออนไลน์
4. ราคาเหมาะกับ SME และเริ่มจากทีมเล็กได้
ถามให้ชัดว่าค่าใช้จ่ายคิดอย่างไร ผูกกับจำนวนพนักงานหรือไม่ และมีค่าตั้งค่าหรือค่าอัปเดตเพิ่มหรือเปล่า โปรแกรมที่เริ่มจากทีมเล็กได้ และขยายเมื่อพนักงานเพิ่ม ช่วยให้ไม่ต้องเปลี่ยนระบบเมื่อบริษัทโต
5. มีทีมซัพพอร์ตคนไทย
เรื่องเงินเดือนผูกกับกฎหมายและหน่วยงานรัฐของไทย เมื่อติดปัญหาช่วงปิดงวด ต้องมีคนที่เข้าใจบริบทแรงงานและภาษีไทยตอบได้ทันที การคุยกับทีมที่ใช้ภาษาเดียวกันลดเวลาแก้ปัญหาได้มาก
6. มีรายงานพร้อมใช้ส่งหน่วยงานรัฐ
ปลายทางของงานเงินเดือนคือการนำส่งหน่วยงานรัฐ ถ้าโปรแกรมออกรายงานในรูปแบบที่ใช้ส่งได้เลย HR ไม่ต้องนำข้อมูลไปจัดรูปแบบใหม่ในไฟล์อื่นอีกรอบ ควรขอดูตัวอย่างรายงานจริงก่อนซื้อ ไม่ใช่ดูแค่รายการฟีเจอร์
7. ทดลองใช้ได้ก่อนตัดสินใจ
อย่าตัดสินจากเดโมหรือใบเสนอราคาอย่างเดียว ลองใส่ข้อมูลพนักงานจริงและปิดงวดจริงหนึ่งรอบ แล้วเทียบกับวิธีที่ใช้อยู่ ถ้าตัวเลขตรงและใช้เวลาน้อยลง นั่นคือคำตอบที่ชัดที่สุด
บริษัทไม่ถึง 50 คนไม่จำเป็นต้องรอให้ใหญ่ขึ้นก่อนเปลี่ยนโปรแกรม สัญญาณอย่างปิดงวดช้า และสลิปผิดบ่อยบอกได้แล้วว่าถึงเวลา
ถ้าอยากดูเกณฑ์เลือกโปรแกรมเงินเดือนเพิ่มเติม อ่านต่อได้ที่ โปรแกรมเงินเดือนอันไหนดี คัดสรรโปรแกรมที่ใช้งานได้จริง
คำถามที่พบบ่อย
ไม่ต้องรอให้มีพนักงานครบจำนวนใดจำนวนหนึ่ง ถ้าเจอสัญญาณต่อไปนี้ตั้งแต่สองข้อขึ้นไป คือ ปิดงวดช้า ต้องไล่สูตร OT และภาษีเอง สลิปผิดบ่อย และพนักงานถามเรื่องสลิปซ้ำ ๆ แปลว่าเสียเวลากับงานเงินเดือนมากกว่าที่ควรแล้ว
ควรเทียบ 7 ข้อ คือ คิด OT ประกันสังคม และภาษีอัตโนมัติ รองรับ PVD และกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง ออกสลิปออนไลน์ให้พนักงานเปิดดูเอง ราคาเหมาะกับ SME และเริ่มจากทีมเล็กได้ มีทีมซัพพอร์ตคนไทย มีรายงานพร้อมใช้ส่งหน่วยงานรัฐ และทดลองใช้ได้ก่อนตัดสินใจ
ควรถามให้ชัดว่าค่าใช้จ่ายคิดอย่างไร ผูกกับจำนวนพนักงานหรือไม่ และมีค่าตั้งค่าหรือค่าอัปเดตเพิ่มหรือเปล่า โปรแกรมที่เริ่มจากทีมเล็กได้และขยายเมื่อพนักงานเพิ่ม ช่วยให้ไม่ต้องเปลี่ยนระบบเมื่อบริษัทโต
ให้ลองใส่ข้อมูลพนักงานจริงและปิดงวดจริงหนึ่งรอบ แล้วเทียบกับวิธีที่ใช้อยู่ ถ้าตัวเลขตรงและใช้เวลาน้อยลง นั่นคือคำตอบที่ชัดที่สุด ไม่ควรตัดสินจากเดโมหรือใบเสนอราคาอย่างเดียว
เหมาะ เพราะระบบเหมาะกับองค์กรทุกขนาด ทีมเล็กจึงเริ่มได้ก่อนและใช้ต่อได้เมื่อพนักงานเพิ่ม Bplus e-HRM คำนวณ OT ภาษี ประกันสังคม PVD และกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างให้อัตโนมัติ พร้อมสลิปออนไลน์ รายงานสำหรับส่งหน่วยงานรัฐ และทีมซัพพอร์ตคนไทยที่ช่วยตั้งค่าตั้งแต่เริ่มใช้
บทความนี้เป็นแนวทางทั่วไป อ้างอิงข้อมูล ณ ตุลาคม 2569 เงื่อนไขเรื่องกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างของแต่ละบริษัทอาจต่างกัน ควรตรวจสอบกับกรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงานหรือผู้เชี่ยวชาญก่อนนำไปใช้
Bplus เข้าไปแก้ปัญหาตรงไหน
ปัญหาของทีมเล็กไม่ใช่ไม่รู้ว่าต้องมีโปรแกรม แต่คือไม่มีเวลาเทียบและไม่อยากเสี่ยงเลือกผิด HR คนเดียวต้องปิดเงินเดือนไปพร้อมงานอื่น จึงต้องการระบบที่ตั้งค่าครั้งเดียวแล้วใช้ได้ทุกงวด และขยายตามจำนวนพนักงานได้โดยไม่ต้องเริ่มใหม่
เมื่อเทียบกับเช็กลิสต์ 7 ข้อ Bplus e-HRM คำนวณ OT ภาษี ประกันสังคม PVD และกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างให้อัตโนมัติ พร้อมสลิปออนไลน์ให้พนักงานเปิดดูเอง รายงานสำหรับส่งหน่วยงานรัฐ และทีมซัพพอร์ตคนไทยที่ช่วยตั้งค่าตั้งแต่เริ่มใช้ ระบบเหมาะกับองค์กรทุกขนาด ทีมเล็กจึงเริ่มได้ก่อนและใช้ต่อได้เมื่อพนักงานเพิ่ม