HR ต้องทำอะไรบ้างเมื่อมีพนักงานใหม่

การรับพนักงานใหม่เข้ามาทำงานในองค์กรไม่เพียงแต่เป็นเรื่องของการต้อนรับ แต่ยังรวมถึงการดำเนินงานต่าง ๆ ที่ HR ต้องทำเพื่อให้พนักงานสามารถเริ่มต้นการทำงานได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ บทความนี้จะนำเสนอขั้นตอนสำคัญที่ HR ควรปฏิบัติ พร้อมเสริมข้อมูลอัปเดตที่เกี่ยวข้องเพื่อช่วยให้งาน HR มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ขั้นตอนสำคัญเมื่อตกลงรับพนักงานใหม่

1. จัดทำเอกสารและข้อมูลพื้นฐาน

ตามกฎหมายแรงงานที่อัปเดตในปี 2568 ลูกจ้างมีสิทธิ ลาป่วยได้ไม่เกิน 30 วันต่อปี โดยยังคงได้รับค่าจ้าง หากลาป่วยติดต่อกันเกิน 3 วัน นายจ้างสามารถขอใบรับรองแพทย์เพื่อยืนยันเหตุผลในการลาป่วยได้ การปรับปรุงดังกล่าวช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นและความเป็นธรรมในกรณีที่ลูกจ้างจำเป็นต้องลาป่วย

1.1 สัญญาจ้างงาน

• จัดทำและเซ็นสัญญาจ้างงานพร้อมทั้งแจ้งนโยบายเกี่ยวกับ พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) ให้พนักงานรับทราบและยินยอม

1.2 หน้าที่ความรับผิดชอบ

• จัดทำ Job Description (JD) เพื่อระบุหน้าที่และความรับผิดชอบของพนักงานใหม่

1.3 เก็บข้อมูลพนักงาน

• จัดทำแฟ้มทะเบียนพนักงานและจัดเก็บข้อมูลที่สำคัญจากการสมัครงาน เช่น เลขที่บัญชีธนาคาร และสำเนาเอกสารส่วนตัว

2. แจ้งข่าวและประชาสัมพันธ์

2.1 แจ้งต้นสังกัด

• แจ้งหัวหน้าทีมและเพื่อนร่วมงานในแผนกเพื่อเตรียมกระบวนการ Onboarding และการประเมินผลในช่วงทดลองงาน

2.2 สื่อสารในองค์กร

• ใช้ช่องทางการสื่อสาร เช่น อีเมลหรือกลุ่มออนไลน์ เพื่อประชาสัมพันธ์แนะนำพนักงานใหม่

2.3 ต้อนรับในวันแรก

• จัดการประชาสัมพันธ์การต้อนรับในวันแรกของพนักงานเพื่อสร้างความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีม

การเก็บข้อมูลเพื่อการจ่ายเงินเดือน

3. ระบบการจัดการเงินเดือนและข้อมูลพื้นฐาน

3.1 การบันทึกเวลาการทำงาน

• จัดการระบบบันทึกเวลา เช่น เครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือการสแกนใบหน้า

3.2 บัตรพนักงาน

• ออกบัตรพนักงานที่มีข้อมูลสำคัญสำหรับใช้ในองค์กร

3.3 การจัดการเงินเดือน

• ใช้ โปรแกรมเงินเดือน เช่น Bplus e-HRM เพื่อคำนวณและโอนเงินเดือนให้พนักงานใหม่ได้อย่างแม่นยำและรวดเร็ว

การปฐมนิเทศและแนะนำองค์กร

4. การปฐมนิเทศพนักงานใหม่

4.1 แนะนำองค์กร

• ให้ข้อมูลเกี่ยวกับประวัติองค์กร วิสัยทัศน์ และผลิตภัณฑ์หรือบริการของบริษัท

4.2 นโยบายและกฎระเบียบ

• อธิบายกฎระเบียบขององค์กร เช่น เวลาทำงาน การแต่งกาย และมาตรการรักษาความปลอดภัย

4.3 สิทธิประโยชน์และสวัสดิการ

ให้ข้อมูลเกี่ยวกับสิทธิการลา การเบิกค่าใช้จ่าย และสวัสดิการ เช่น ประกันสังคมและกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ

การปฐมนิเทศและแนะนำองค์กร

5. การแจ้งประกันสังคมและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

5.1 การแจ้งขึ้นทะเบียน

• แจ้งประกันสังคมและกองทุนเงินทดแทนสำหรับพนักงานใหม่ พร้อมดำเนินการส่งเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น สปส.1-03 และ สปส.9-02

5.2 กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ

• หากองค์กรมีกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ควรดำเนินการสมัครและแจ้งสถาบันการเงินที่เกี่ยวข้อง

การฝึกอบรมและพัฒนา

6. การฝึกอบรมพนักงานใหม่

6.1 หลักสูตรพื้นฐาน

• จัดอบรมความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับการปฏิบัติงานและการใช้เครื่องมือที่จำเป็น

6.2 การพัฒนาทักษะ

• บันทึกประวัติการอบรมของพนักงานใหม่และติดตามผลการพัฒนาเพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงาน

การฝึกอบรมและพัฒนา

7. การประเมินผลการทดลองงาน

• ประเมินผลการทำงานของพนักงานใหม่ในช่วงทดลองงานตามตัวชี้วัดที่กำหนดไว้
• ใช้ โปรแกรมลาออนไลน์ เช่น Bplus e-HRM เพื่อตรวจสอบการลาของพนักงานใหม่ในช่วงทดลองงาน

การรับพนักงานใหม่เข้ามาทำงานไม่ใช่แค่การจัดทำเอกสาร แต่รวมถึงการสร้างประสบการณ์ที่ดีตั้งแต่วันแรก การใช้เครื่องมือเช่น โปรแกรมลาออนไลน์ และ โปรแกรมลาออนไลน์ จาก Bplus e-HRM สามารถช่วยให้ HR บริหารจัดการทุกขั้นตอนอย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งการเก็บข้อมูล การจ่ายเงินเดือน และการดูแลสิทธิประโยชน์ต่าง ๆ ซึ่งจะช่วยลดข้อผิดพลาดและเพิ่มความสะดวกสบายให้กับงาน HR ในทุกองค์กร Bplus e-HRM คือคำตอบสำหรับการบริหารทรัพยากรบุคคลที่ครบวงจรและทันสมัย