มีเครื่องสแกนนิ้วแล้ว ทำไม HR ยังต้องแกะตารางเวลาและแจกสลิปเอง

มีเครื่องสแกนนิ้วแล้ว ทำไม HR ยังต้องแกะตารางเวลาและแจกสลิปเอง

เครื่องสแกนช่วยเก็บเวลาเข้า–ออก แต่ไม่ได้ทำให้ข้อมูลขาด ลา มาสาย และเงินเดือนเชื่อมกันเอง มาดูจุดที่ HR ยังต้องทำมือและวิธีให้พนักงานจัดการคำขอและสลิปได้สะดวกขึ้น

มีเครื่องสแกนแล้ว แต่วันปิดงวดยังต้องเปิดหลายไฟล์

บริษัทมีพนักงาน 50 คนและติดตั้งเครื่องสแกนลายนิ้วมือไว้ครบ ทุกสิ้นเดือน HR ส่งออกข้อมูลเวลาเข้า–ออกมาเปิดใน Excel เทียบกับตารางกะ ไล่ถามวันลาที่ไม่มีเอกสาร แล้วคัดยอดไปทำเงินเดือน เมื่อจ่ายเสร็จก็ยังต้องพิมพ์สลิป แยกชื่อ และแจกทีละใบ เครื่องสแกนทำหน้าที่บันทึกเวลาได้ดี แต่ข้อมูลดิบยังต้องถูกตรวจและเชื่อมกับกะ การลา OT และเงื่อนไขค่าจ้าง ถ้าขั้นตอนเหล่านี้อยู่คนละไฟล์หรือคนละช่องทาง งานของ HR จึงไม่ได้ลดลงเท่าที่ควร

ทำไมข้อมูลจากเครื่องสแกนอย่างเดียวยังไม่พอ

เวลาเข้า–ออกต้องเทียบกับกะและรายการผิดปกติ

เวลาเดียวกันอาจมีความหมายต่างกันสำหรับพนักงานคนละกะ พนักงานที่ไม่มีเวลาสแกนอาจลืมลงเวลา ลางาน หรือมีเครื่องขัดข้อง ก่อนสรุปขาดงานหรือมาสาย HR ต้องตรวจตารางทำงานและข้อมูลประกอบ ไม่ควรตีความช่องว่างจากเครื่องสแกนเป็นผลเงินเดือนทันที

คำขอลาและ OT ต้องตามให้ทันก่อนปิดงวด

หากพนักงานขอลาผ่านกระดาษ แต่ขอ OT ผ่านแชต หัวหน้าอนุมัติแล้วแต่ HR ยังไม่ได้รับเรื่อง ข้อมูลที่นำเข้าคำนวณย่อมไม่ตรงกับข้อเท็จจริง การมีทางยื่นคำขอและอนุมัติที่ชัดช่วยให้ HR เห็นรายการค้างก่อนถึงวันปิดงวด

อ่านเพิ่มเติม: โปรแกรมลาออนไลน์ ช่วยบริษัทประหยัดเวลาและลดกระดาษได้จริงหรือ?

สลิปกระดาษทำให้เกิดงานซ้ำหลังจ่ายเงิน

การพิมพ์สลิป แยกตามชื่อ และส่งถึงพนักงานใช้เวลา อีกทั้งต้องจัดการเมื่อสลิปสูญหายหรือพนักงานต้องการดูย้อนหลัง ช่องทางสลิปออนไลน์ช่วยลดภาระการแจกเอกสารและให้พนักงานเข้าถึงข้อมูลของตนตามสิทธิ

อ่านเพิ่มเติม: 5 เหตุผลที่บริษัทควรเปลี่ยนมาใช้สลิปเงินเดือนออนไลน์

ตัวอย่างเส้นทางข้อมูลที่ HR ควรเห็นในระบบเดียว

อ่านเพิ่มเติม: การขออนุมัติปรับปรุงเวลา เมื่อพนักงานลืมบันทึกเวลา: คู่มือ HR เข้าใจง่าย ใช้ได้จริง

เครื่องสแกนนิ้วเป็นเพียงจุดเริ่มต้น

หากต้องการให้ข้อมูลจากเครื่องสแกนช่วยลดงาน HR ได้จริง อ่านต่อว่าเครื่องสแกนลายนิ้วมือที่เชื่อมกับโปรแกรมเงินเดือนช่วยจัดการเวลา ค่าจ้าง และงานซ้ำซ้อนได้อย่างไรใน เครื่องสแกนลายนิ้วมือ พร้อมโปรแกรมเงินเดือน ความสะดวกสบายที่ HR ควรรู้

Bplus เข้าไปแก้ปัญหาตรงไหน

Bplus e-HRM รองรับการเชื่อมต่อข้อมูลจากเครื่องสแกนลายนิ้วมือ และนำเข้า Text File จากเครื่องสแกนหลายยี่ห้อได้ องค์กรจึงเริ่มจากตรวจวิธีนำข้อมูลของเครื่องที่มีอยู่เข้าระบบ แล้วให้ HR ดูเวลาเข้า–ออกและรายการที่ต้องตรวจในที่เดียว ไม่จำเป็นต้องสรุปจากไฟล์ Excel แยกทุกงวด

พนักงานยื่นคำขอลาและขอ OT ผ่านช่องทางออนไลน์ หัวหน้าพิจารณารายการ ส่วนระบบช่วยคำนวณเงินเดือน ภาษี และประกันสังคมจากข้อมูลที่ตรวจแล้ว หลังปิดงวดสามารถส่งสลิปออนไลน์ให้พนักงานเข้าดูได้ ลดงานพิมพ์และแจกสลิปกระดาษ

หัวใจคือ HR ยังเป็นผู้ตรวจข้อมูลผิดปกติและกำหนดเงื่อนไขของบริษัท แต่ไม่ต้องคัดลอกข้อมูลเดิมซ้ำหลายรอบ พนักงานก็ส่งคำขอและตรวจข้อมูลของตนได้สะดวกขึ้น